3月2014

内部工作
Selena Chavis著
郑重声明
第二十六卷第三页

充分利用内部审计程序，以保持在不断变化的监管环境中的领先地位。

医疗行业的监管审计战线从未如此喧嚣。事实上，人们对首字母缩略词有明显的敌意。从mac和rac到CERT以及无处不在的HIPAA和医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)， HIM部门和医院高管必须时刻保持警惕，以避免处罚的后果。

跟上当前的合规性挑战，并在新的法规和要求之前领先一步，这beplay最新备用网站不是胆小的人可以做到的。虽然有足够的理由让HIM部门对CMS找上门来感到有些焦虑，但大多数专业人士都认为，最好的防御是采取攻势。

成功驾驭合规性的医疗保健组织知道，要实现积极的结果，需要结合主动治理和可靠的内部审计程序。beplay最新备用网站Woodham HIM Solutions的运营总监克里斯蒂·罗伯茨(christian Roberts)指出，大多数HIM部门的表现都令人钦佩，但这并不容易。“跟上节奏是很有挑战性的。仅仅是实现目标的日常工作流程就很难管理，”她说。“就给予它所需的关注而言，我认为这是一个真正的挑战。他们这么做是因为他们必须这么做。”

今天的医疗机构不再问是否有必要有一个全面实施和持续的内部审计程序的问题。这是在政府审查日益严格的行业中生存所必须的。“医院在这方面做得很好，”complancepro Solutions的董事总经理凯利·麦克伦登(Kelly McLendon)说，他特别提到了他在HIPAA审计方面的经验，并补充说，较小的医疗保健团体和医生经常在beplay最新备用网站持续的审计倡议中挣扎。“大型组织往往拥有更多成熟的人力资源。”

虽然每种审计类型都有自己的细微差别，但专家表示，大多数成功的项目都具有几个关键特征。那些在一线工作并经常就如何充分利用内部审计倡议进行咨询的人说，医疗保健组织必须考虑以下最佳实践。

缩小焦点
编码策略公司总裁Melody Mulaik表示，随着如此多的国家审计举措同时趋同，医疗保健提供者必须确定一个起点和具体的重点领域。她说，采用更广泛的视角会变得压倒性，并占用资源。“对于任何组织，你都必须考虑你的审核计划的目的。你的审计哲学是什么?她补充说，大多数组织都必须确定特定于其工作流程的问题和需求。

当涉及到编码审计时，组织应该确定他们的审计理念是基于特定类型的审计(如恢复审计承包商(rac))，还是希望审计集中在更广泛的领域，如收入、质量、与诊断相关的组和区域趋势。穆莱克指出:“我看到项目中有很多变化，其中一些是基于他们关注的重点。”例如，在某些地区，设施可能会选择与州检察长概述的关键领域保持一致。

其他可能起作用的考虑因素是，是否进行随机审计，即审查设施案例组合的代表性样本，还是针对预先确定的问题或专业进行重点审计。

优先考虑风险
由于在当今紧张的环境中，时间和资源是稀缺商品，审计专业人员一致认为，除了确定理念外，还必须优先考虑风险，以便更好地制定现实的行动计划。“这总是一种平衡的行为，”穆莱克说。您希望确定问题区域，但又不希望过度使用审计资源。看看需要做的最少工作和完成这些工作所需的资源。”

在内部HIPAA审计计划的情况下，McLendon指出需要进行初步的隐私和安全分析以识别风险。可以对其他HIM审计类型执行类似的分析。他说，一旦确定了审计，医疗机构就可以利用行业公认的方法来计算风险，从而更好地确定工作的优先顺序，并补充说:“归根结底，就是要看看每个问题对操作的脆弱性和影响。”

对于编码审计，RHIT, CCS, CPC-H审计和编码专家教育主任Darlene Hyman建议从“OIG[监察长办公室]工作计划开始，然后是RAC，以及监控PEPPER[评估支付模式电子报告计划]，以衡量您的设施与同行的表现。”她指出，员工、病人和访客的投诉是其他不可忽视的风险领域。

审计与编码专家协会(Auditing and Coding Experts)的质量主管Twana Robtison表示，任何新事物的到来，无论是员工还是代码，都可能增加设施不达标的可能性。“专注于变化时间内的代码;监控新员工、新合同工，”她建议。

找到最有效的方法
罗伯茨说，医疗机构可以采用前端或后端方法进行内部编码审计。在前端方法的情况下，在处理和发布账单之前捕获错误，而在后端策略中，错误是在事后识别的。她建议采用前者作为最佳实践，尽管这些工作流有时会耗费时间并减慢流程。

她解释说:“如果你每个月都这样做，或者在账单前都这样做，你可以在错误成为问题之前发现错误。”她补充说，即使账单需要更长的时间来处理，如果组织能够主动发现错误，情况会更好。“我们有时会进行同行评议，这样做的好处是，总有另一双眼睛在看别人的工作。”

虽然所有内部编码审核程序的重点略有不同，但“任何审核的基础都应该是遵守CPT编码指南和ICD-9-CM编码和报告官方指南，”Hyman说。“然后，该计划可以针对每种类型的审计分成几个部分，每个部分包含额外的细节:联系人、请求和提交说明，哪些部门应该参与审计过程，等等。”

投入的资源
拥有合适的团队是成功的关键。对于编码审计，专家建议向HIM部门寻求帮助。罗伯茨说:“最终，编码主管应该负责这一点，并将合规作为备份。”beplay最新备用网站“有些工厂有专门的审核员，负责整个QA(质量保证)过程。”

McLendon认为，虽然HIM可能会推动与编码相关的审计过程，但隐私和安全官员(或合规人员)是领导HIPAA审计的理想人选。beplay最新备用网站

在监控监管变化和与不断变化的环境保持一致方面，海曼建议组建一个由住院和门诊编码、计费和收费主管等专家组成的集体团队。这些人应该订阅CMS、OIG、RAC和国立卫生研究院的列表服务。从那里开始，团队的责任就是传播最新的消息。她说:“应在每月的合规会议上公布从监管变化中获得的信息，并将其纳入部门通讯，并在共享的申请中记录下来。”beplay最新备用网站

海曼说，在实际审计过程中，让所有关键利益相关者都参与进来是至关重要的。她说:“根据审计的范围，编码、合规、案例管理、计费和法务部门的代表应该包括在内，以确保全面的审查。”她指出，还应该考虑聘请外部顾问提供beplay最新备用网站公正的建议。

定期评估流程
罗伯茨说，审计应该被视为与对病人记录进行编码和把账单送到门外同等重要的事情，并补充说，定期审查和流程调整必须是优先考虑的事情。

穆莱克对此表示赞同，他指出，尽管有许多其他项目似乎更紧迫，但医院不能忽视审计倡议。“资源被拉向不同的方向，”她解释说。“如果它依赖于某个特定的部门或个人来提取数据，而他们没有及时做到这一点，那么这个过程就不会像它应该的那样有效。”

为了防止可能的疏忽，应该制定内部审计的时间表，并制定流程图，说明如何进行内部审计。罗伯茨解释说，一旦开始，风险就可以定期重新评估，流程图也可以调整。

Mulaik警告说，虽然在计划上足够灵活，以便在必要时允许改变过程是很重要的，但医疗机构应该避免养成重新设计计划的习惯。她说:“专注于大计划，每季度进行调整。”“如果你一直在调整，你什么也做不成。”

审计的频率取决于许多因素，包括数量、患者组合和风险水平。专家们一致认为，至少应该每年重新评估这一进程。

跟踪和报告
专家们一致认为，记录工作流过程是有效跟踪的重要组成部分。事实上，海曼说，这种细节可以为培训新员工提供坚实的基础。她指出:“在任何外部审计中，这也可能是有益的，它展示了一致决策背后的思维过程。”

穆莱克说，清楚地了解信息是如何进入系统的，可以使识别问题发生的过程变得容易得多。她说:“观察数据流和它们经过的系统非常重要。”“在医院，很多错误都是流程错误。”

在跟踪信息时，Hyman指出了四个w:谁犯了错误，什么类型的错误，为什么会犯错误，以及采取了什么纠正措施。
一旦跟踪了信息，就可以在报告和电子表格中以有意义的方式对其进行格式化，并用于制定改进的行动计划。根据McLendon的说法，在审计过程的这个阶段，重要的是要让管理层有效运作，以确保任何纠正措施的贯彻执行。“这在很大程度上取决于报告和治理，”他表示。

教育，教育，再教育
专家说，不要因为没有充分利用结果数据而浪费投入内部审计的精力和资源。罗伯茨说，后续教育对于确保未来的成功和可衡量的进步至关重要。她指出:“在任何审计结束时，总会有教育的机会。”她建议，应该留出时间来审查调查结果，让那些犯错的人为自己的选择辩护，并教育员工错误发生的原因和地点。

Mulaik认为，教育是至关重要的，特别是在医院环境中。他指出，由于医院编码人员通常是多面手，他们的视野更广阔。她指出:“缺点是，他们并不总能成为专家，而且会错过某些专业领域的细节。”

一旦实现了最初的目标，HIM专家建议医疗保健组织将审计工作提升到一个新的水平，确定可能没有成为最初目标一部分的新改进领域。

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。

AHIMA的准备清单
认识到医疗保健组织所面临的压力，必须从众多要求中挖掘，AHIMA建议采取以下步骤为政府审计做准备:

•确定谁需要参与这个过程。

•制定政策和程序，明确指定审计过程中涉及的人员的角色和职责，包括编码人员，可能收到拒绝的业务办公室人员，审查记录的收入完整性审计员，以及处理或复制每个请求图表的HIM文员。

•制定一个教育计划，重点是需要清晰、简明的文件。

•针对收入周期流程中的每个部门开展培训，并明确各部门在审计计划中的角色。

•确定不同类型的记录请求及其时间框架。

•区分不同类型的上诉，以确保每个索赔。

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