1月2015

驯服大数据野兽
Selena Chavis著
郑重声明
第二十七卷第一页

随着医疗保健组织中数据采集的持续激增，存储和保护这些资产的最佳实践正在出现。

随着医疗保健行业试图着手实施健康信息交换、人口健康管理和负责任医疗等举措，越来越明显的是，数据本身是成功的关键基础组成部分。利用数据来改善医疗服务的需求正在推动组织尽可能多地收集数据，从而更需要有效的策略来管理和共享信息。

随着医疗行业努力应对大数据的爆炸式增长，医疗系统正在寻求存储和归档信息的最佳实践，而不会变得不堪重负。HIMSS Analytics和Iron Mountain最近赞助了一项调查，重点关注医疗机构的数据备份和归档实践。不出所料，调查结果表明，医院在如何管理其数据保护流程方面还有改进的空间。

《完美风暴:应对医疗IT存档和数据管理挑战》发现，在150名受访者中，只有52%的人表示制定了存档策略。铁山hit产品管理总监迈克尔•伦纳德(Michael Leonard)表示，由于忽视了这一功能，设施正在遭受财务冲击。他说:“基于数据老化和不活跃的速度，归档策略可以通过尽快将不活跃的内容转移到更便宜的存储层来节省组织的资金。”“产生的许多临床数据在初次临床接触后很少被访问，并且在18个月内，至少70%的数据将不会再次被访问。”

EHR驱动
HIMSS Analytics高级研究总监Jennifer Horowitz表示，近一半的数据存储需求来自临床数据的创建。她指出:“三分之二的受访者表示，他们组织中数据增长的最大贡献者是电子病历的实施。”

EvriChart的首席信息官Tony Maro表示，虽然电子病历正在推动数据的指数级增长，但供应商通常没有准备好处理实时系统中大量的存档数据。“例如，一家供应商告诉我，当一家医院转换到他们的系统时，他们不会导入超过两年的存档扫描数据，”他说。

HIMSS Analytics调查还发现，超过30%的受访者没有制定可靠的灾难恢复和业务连续性计划，这对紧急情况下的患者护理造成了直接风险。在管理数据生命周期方面，只有42%的组织报告有文档化的保留策略，可以帮助IT部门开始管理这样的任务。

根据Leonard的说法，该报告的发现，加上持续的指数级数据增长率，意味着医疗保健组织在数据管理方面面临着许多挑战。“虽然这些挑战看起来令人生畏，但也有一些好消息。今天的卫生保健组织有一系列的选择来应对这些挑战，”他说。“通过实施正确的战略，他们将更有可能取得成功。”

海兰德软件公司(Hyland Software)的医疗保健解决方案经理丹•韦斯特(Dan West)表示，医疗机构正在意识到构建有效数据存储计划的重要性。他指出:“医疗机构明白，现状必须改变。“一旦他们开始沿着这条路走下去，看到了价值，他们就会开始加速前进。”

第一步
Leonard将信息治理描述为一个高级概念，可以将其视为涵盖存储、保留和数据增长等概念的保护伞。“信息治理正在引起当今卫生系统高层领导的注意，一个组织的信息治理计划将影响如何制定备份、存档、灾难恢复和业务连续性计划，”他说。“当一个组织对他们所拥有的信息、他们想要如何使用这些信息以及他们需要保留这些信息的时间有了很好的理解时，他们就可以在整个生命周期中就管理这些信息的策略和流程做出更明智的决策。”

虽然最佳实践建议组织应该只存储他们真正需要的东西，但韦斯特指出，许多组织正试图无限期地存储所有东西。他说:“最好的做法是对数据实施保留政策。”他指出，有时现实生活中的情况会让这个想法变得不切实际。例如，由于清理和清除数据可能是资源密集型的，因此许多医疗保健组织更倾向于关注更直接的需求。在此期间，韦斯特建议医疗机构采取措施，确保系统中的数据能够满足他们的需求。

霍洛维茨表示，虽然在HIMSS Analytics研究中代表的医疗保健组织倾向于将大部分数据保存在现场以便立即访问，但受访者也指出，大多数数据在生成后的前六个月内被访问。她说:“这表明组织应该考虑将旧数据转移到易于访问的异地存档中。”

everrichart的总裁罗伯特·林奇(Robert Lynch)说，医疗机构——尤其是那些拥有过时的遗留系统的机构——如果将数据转移到更经济高效的存储选择上，情况会好得多。他说:“许多组织都在使用第二代和第三代电子病历。“即使他们的遗留数据以电子形式存在，也可能存储在健康信息系统中，他们必须支付许可协议才能保持该系统的运行。”

Leonard说，在实现信息治理策略时，重要的是要将归档视为与备份不同的一门学科。一个全面的数据保护策略必须包括具体的计划，哪些内容应该归档，哪些内容应该备份。他指出，一个好的备份过程是一个不容置疑的组成部分，但它并不是所有数据管理问题的解决方案。

“组织应该制定企业范围内的保留策略，这样IT组织就可以从业务所有者那里得到关于如何解决保留需求的明确指导，”Leonard说。这些策略应该基于组织的信息治理策略。通过制定合理的政策，组织将能够更好地满足在整个生命周期中保护数据的需求。”

什么，在哪里，多长时间
一个有效的归档策略必须考虑哪些数据应该归档，以及归档的方式和位置。“并非所有存档的数据都是相同的，不同的应用程序对存档的实际含义有不同的定义，”Leonard说。对于一些应用程序，归档被视为另一层存储，只需点击一个按钮就可以轻松访问。对于其他应用程序，存档意味着数据处于离线状态，终端用户无法访问。”

他说，无论是哪种模式，都可以分层存储，这样数据就可以保存在适当的平台上。伦纳德说:“在归档数据时，需要权衡访问权限和成本，在构建归档策略时需要考虑到这一点。”“就像备份和恢复一样，定期测试从存档位置召回数据的流程非常重要。”

他还指出，当医疗机构考虑数据管理需求时，最初的重点是他们管理的临床应用程序。实际上，还必须考虑到几个财务、行政和业务系统。Leonard说:“正如调查显示的那样，大型医疗保健组织通常管理数百个应用程序，即使是小型医疗保健组织通常也在整个企业中运行100多个应用程序。”

州和联邦法律通常管辖数据保留政策。韦斯特说，即使有了这个框架，医疗机构内部的趋势是无限期地存储信息，以避免潜在的保留政策管理不善。他说:“清理数据的想法并不是他们考虑的首要问题。”

一般来说，临床数据保留政策受州法律管辖，并具有不同的保留期限。有些短至几年，而另一些则长达30年，或者某些记录显示，患者的一生。例如，在儿科记录的情况下，保留要求大约运行18至20年。林奇说:“在某种程度上，儿童记录与成人记录混合在一起，医疗机构必须保留所有这些记录。”

West说，许多组织正在转向中央数据存储库和文档管理系统，以从昂贵的遗留系统中删除数据。

预算、技术和外包考虑
虽然从资源和预算的角度来看，大型医疗机构似乎在处理数据存储方面处于更有利的地位，但韦斯特表示，成本是相对的。例如，大型组织拥有的大量数据使任何存储计划都变得复杂。事实上，在存储方面，虚拟化的引入为许多组织提供了公平的竞争环境。West表示，基于虚拟化的云基础设施因其降低硬件和能源成本以及提高业务敏捷性的能力而变得具有吸引力。

根据Leonard的说法，数据存储的预算是由数量驱动的，但这个过程必须涵盖数据保护的所有方面。“纯粹的存储成本只是等式的一部分，”他说。“企业需要确定他们将如何备份和归档数据，以及他们的灾难恢复和业务连续性流程需要是什么。”

伦纳德说，这些计算必须权衡资本和运营支出，并决定内部管理还是托管服务是更好的选择。“没有一个正确的模式来制定存储预算，”他说。“组织必须提供其应用程序正常运行所需的存储，预算决策最终应通过了解如何优化存储以支持访问和保留来确定。”

West指出，绝大多数美国医院的床位不足500张，资源紧张的中小型医院更愿意接受外包存储计划，以实现规模经济。他说:“不管你的装备有多好，你都必须有一个适合你的系统。”

Maro说，通过文档管理解决方案管理内部存储是另一种选择，他指出，许多选择这种策略的组织根本没有IT人员来持续管理存储。他说:“另一种选择是让医院管理自己的存储服务器，这可能会很昂贵。”“有了可视化数据存储，服务提供商在管理基础设施、跟上硬件、软件和安全升级方面的成本要比医院低得多。大多数时候，医院还有其他需要关注的事情。”

能够快速定位、控制和使用数据是存储系统正常工作的标志。韦斯特说:“防止所有这些信息泛滥的最佳方法是创建正确的搜索类型，以提供人们正在寻找的东西。”他指出，有一些解决方案可以帮助组织有效地驾驭数据的复杂性，使数据具有可操作性，从而改善医疗服务。

例如，企业内容管理软件可以聚合来自不同系统的数据，提供安全的存储功能，并基于用户的需求(例如，临床、管理、财务)启用数据检索和视图。文档管理供应商提供一系列服务，包括医疗记录管理、主病人索引分析、存储、数据清除、安全托管和现场扫描支持。

伦纳德说，是否有一个数据存储和归档策略的问题将很快成为一个悬而未决的问题，对大型和小型组织都是如此。虽然较大的组织往往有更多的资源和健康的预算来开发更全面的数据管理流程，但小型医院也在管理越来越多的信息，但必须在更大的限制下这样做。

他说:“尽管医院的规模很大，但在减少每一次病人互动所产生的临床数据量方面，组织所能做的并不多。”“每个患者遇到的数据量一直在攀升，所有医疗机构都需要弄清楚如何在特定环境中管理这些数据。”

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。